管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 - 第 4 部分#4
在本文中，我们将回顾如何使用 Exchange Online 传输规则强制执行电子邮件附件策略。我们将在本文中回顾的示例如下：
- 用于阻止包含受密码保护的附件的电子邮件的电子邮件附件策略。每封带有此类附件的电子邮件都将被发送至隔离区。
- 用于阻止包含受密码保护的附件的电子邮件的电子邮件附件策略。每封包含此类附件的电子邮件都将被删除，此外，通知消息将发送至始发收件人 + 目标收件人。
管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 |文章系列
该系列文章包括以下文章：
- 管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 - 第 1 部分#4
- 管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 - 第 2#4 部分
- 管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 - 第 3 部分#4
- 管理 Office 365 中的电子邮件附件策略 - 第 4 部分#4
阻止带有受密码保护的附件的电子邮件
在下一节中，我们将回顾如何创建 Exchange Online 传输规则，该规则将识别包含受密码保护的附件的电子邮件。
使用密码保护特定文件附件的业务“需求”是保护文件并防止非授权用户读取信息，但同时，密码保护可防止 EOP 检查和扫描附件并验证附件不包含恶意软件。
如果我们想要防止电子邮件包含受密码保护的文件的情况，我们可以创建一个专用规则来阻止或发送到隔离区。
为了能够创建所需的规则，请使用以下步骤：
登录 Exchange 管理员
- 在左侧栏菜单中，选择 - 邮件流
- 在顶部栏菜单上，选择 - 规则
- 单击加号 符号
- 选择 - 创建新规则...
在名称：文本框中，为将创建的规则添加描述性名称。
在我们的特定场景中，我们将使用名称 - 使用受密码保护的附件阻止电子邮件
在窗口底部，单击选项 - 更多选项...
(需要使用更多选项...菜单来显示所有可用的邮件附件规则选项）。
在*如果...应用此规则下选择菜单 - 任何附件... 在出现的子菜单中，选择菜单 - 受密码保护
“行动”规则部分
在这一部分中，我们决定在 Exchange Online“捕获”带有包含受密码保护的文件的附件的特定电子邮件的情况下将实施或强制执行的具体操作是什么。
在我们的特定场景中，我们决定将电子邮件发送到隔离区（称为托管隔离区）。
在部分 - 执行以下操作... 选择菜单 将消息重定向至... 然后，在出现的子菜单中，选择菜单 托管隔离
在下面的屏幕截图中，我们可以看到 Exchange Online 传输规则的“逻辑”。
规则的“顶部部分”定义了需要发生的条件。
“底部部分”定义了当特定条件发生时将执行的操作。
阻止带有受密码保护的附件的电子邮件，并向两个收件人发送通知。
在本部分中，我们将演示 Exchange Online 传输规则在创建更高级、更复杂的规则方面的强大功能。
这次我们要定义一个附件规则，它基于以下逻辑：
如果包含受密码保护的文件附件的电子邮件被发送给我们的组织收件人之一，我们希望“激活”以下操作：
- 该电子邮件将被阻止。
- 将生成一封电子邮件通知并将其发送给“源收件人”，通知他他的电子邮件因包含违反公司政策的附件而被阻止。
- 将生成一封电子邮件通知并将其发送给“目标收件人”，通知他本应发送给他的电子邮件已被阻止，因为其中包含违反公司政策的附件。
为了能够创建所需的规则，请使用以下步骤：
登录 Exchange 管理员
- 在左侧栏菜单中，选择 - 邮件流
- 在顶部栏菜单上，选择 - 规则
- 单击加号 符号
- 选择 - 创建新规则...
在名称：文本框中，为将创建的规则添加描述性名称。
在我们的特定场景中，我们将使用名称 - 使用密码保护+通知阻止电子邮件
在窗口底部，单击选项 - 更多选项...
(需要使用更多选项...菜单来显示所有可用的邮件附件规则选项）。
在下一节中，定义引用包含受密码保护的附件的电子邮件的条件。
在*如果...应用此规则下选择添加条件选项。
在*如果...应用此规则下选择菜单 - 任何附件...在出现的子菜单中，选择菜单 - 受密码保护
在以下部分中，定义引用“目标收件人”的条件。
在我们的方案中，我们希望在电子邮件发送给我们的组织收件人之一（内部收件人）时“激活”规则.
在*如果...应用此规则下选择添加条件选项。
选择选项 - 收件人... ，然后在出现的子菜单中选择菜单 是外部/内部
在下一个窗口中，选择选项 -组织内部
在下面的截图中，我们可以看到，到目前为止，我们已经完成了规则的“条件”部分的配置。
接下来，我们需要定义当我们定义的条件满足时“将会发生什么”。
“行动”规则部分
在这一部分中，我们将决定在 Exchange Online“捕获”带有包含受密码保护文件的附件的特定电子邮件的情况下将执行的具体操作。
在我们的特定场景中，我们决定阻止包含我们无法检查的附件（受密码保护的受保护附件）的电子邮件。
“响应”将包括三种不同的“行动”
- 阻止包含受密码保护的电子邮件。
- 向发送电子邮件的收件人（源收件人）发送电子邮件通知。
- 向应该收到电子邮件的收件人（内部收件人）发送电子邮件通知。
现在，我们将定义包含这三个不同部分的操作：
1.向源收件人发送通知
在部分 - 执行以下操作... 选择菜单 阻止消息... 并且，在出现的子菜单中，选择菜单 拒绝消息并附上解释
我们定义的通知将发送给“源收件人”，即电子邮件的发件人。
在我们的具体场景中，我们将发送包含以下消息的通知：
我们的组织不接受带有附件的电子邮件
接下来，我们需要添加将要实施的附加操作 - 通知目标收件人。
选择选项 - 添加操作
选择菜单选项 - 通过消息通知收件人...
使用传输规则时，我们可以使用的一个不错的选项是使用“预定义字段”（变量）的选项，这些字段将包含在“响应消息”中
例如，我们可以使用“ %%From%%” 作为包含名称（显示名称和 E-源收件人的邮件地址）。
此外，我们可以使用 HTML 标签来格式化电子邮件响应消息中的文本。
在以下部分中，您可以查看（并复制）将发送到应收到电子邮件的目标收件人的通知示例。
| <p>Dear recipient (%%to%%) </p>
Our organization mail attachment policy blocked E-mail message sent to you by <b>%%From%% </b> because, it contains an attachment. </p> <u>Additional details</u></p> <br> Sent by: %%From%% <br> <br> Sent to: %%To%% <br> <br> Mail subject: %%Subject%%<br> <br> Message Date: %%MessageDate%% <br> |
在下面的屏幕截图中，我们可以看到我准备好的文本。
我将复制文本并将其粘贴到 - 提供的部分中消息文本。
在出现的窗口中，显示您要发送给目标收件人的短信。
在下面的屏幕截图中，我们可以看到“完整规则”，其中包括前面步骤中定义的条件和操作。
测试我们创建的密码保护规则。
在本节中，我想演示我们在上一节中创建的规则的“结果”。
为了能够测试该规则，我们将使用一个简单的邮件消息，其中包含受密码保护的文件。
我们期望 Exchange Online 将阻止电子邮件并向源 + 目标收件人发送通知。
在下面的屏幕截图中，我们可以看到包含受密码保护的附件的电子邮件。
- 源收件人是：Alice@o365pilot.com
- 目标收件人是：Bobm@o365pilot.com
1. Exchange Online 发送给“源收件人”的邮件通知。
在下面的屏幕截图中，我们可以看到发送到电子邮件消息的发件人 (Alice) 的电子邮件通知。
Exchange Online 生成的电子邮件通知清晰且易于理解（用户友好）。
该通知通知发件人其电子邮件已被阻止，此外还包括我们在上一步中准备好的“解释”：
我们的组织不接受带有附件的电子邮件
以下屏幕截图是发送给源收件人的电子邮件通知消息的底部部分。
我们可以看到该通知包含非常详细的信息，例如电子邮件的邮件流向、参与该过程的邮件服务器等等。
2. Exchange Online 发送给“目标收件人”的邮件通知。
在下面的屏幕截图中，我们可以看到 Exchange Online 发送到“目标收件人”（在我们的场景中为 Bob）的邮件通知。
在电子邮件通知中，如果模板是在上一步步骤中创建的，我们可以看到“结果” 。
