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如何在 Outlook 中撤回已发送的电子邮件（在 Exchange 和 Microsoft 365 上）

在基于 Exchange Server 或 Microsoft 365 的电子邮件组织中，如果尚未阅读，您可以从 Outlook 中收件人的收件箱中撤回（或替换）已发送的电子邮件。例如，您忘记将文件附加到邮件、指定了错误的收件人或电子邮件中的信息不再是最新的。在所有这些情况下，Outlook 允许您从用户邮箱中调用已发送的电子邮件，并发送包含有效详细信息的新电子邮件。

如果出现以下情况，您可以从 Outlook 中撤回电子邮件：

  • 您正在使用桌面版 Outlook。 Outlook Web 客户端（OWA、Outlook on the Web）不提供撤回功能；

  • 您的邮箱和收件人的邮箱位于同一个 Exchange 组织中；

  • 收件人尚未阅读电子邮件。注意：在 Outlook 预览面板中查看电子邮件时，该电子邮件被视为已读（使用 PowerShell 在 Exchange 邮箱中获取电子邮件已读状态）；

  • 电子邮件项目位于收件箱文件夹中，并且未被 Exchange/Outlook 收件箱规则或用户手动移动到其他文件夹；

  • 您的邮箱不是通过 POP 或 IMAP 连接的；

  • 如果您使用 Exchange Online，请确保在租户范围级别启用电子邮件撤回选项；

  • 用户未启用缓存或离线模式。

如何在 Outlook 中撤回已发送的电子邮件

以下是在 Outlook 桌面客户端中撤回已发送电子邮件的分步指南（我们在本示例中使用 Outlook 2019，但撤回选项在其他版本中的工作方式相同）：

  1. 在已发送文件夹中找到您的电子邮件并将其打开；

  2. 转到文件 -> 信息 -> 重新发送或撤回 -> 撤回此消息；

    Outlook 顶部菜单也提供了撤回选项（操作 -> 撤回此邮件）。

  3. 您将被要求选择您想要执行的操作。你可以

    Delete unread copies of these messages

    或者

    Delete unread copies and replicas with a new message

    。第二个允许您编辑原始电子邮件并将其替换到收件人的邮箱中。要获取有关每个邮箱的电子邮件撤回状态的通知，请启用该选项

    Tell me if recall succeeds or fails for each recipient

  4. 现在单击“确定”将召回请求排队。

一段时间后，您应该会收到有关每个收件人的召回状态的报告。该报告可以表明

Message successfully recalled.

或者

The message was successfully recalled but was read by the recipient.

在 Exchange Online 中，您可以通过单击应发送到您邮箱的邮件的邮件撤回报告链接来查看撤回请求状态。

如果成功撤回电子邮件，它将从收件人的收件箱中消失。

在 Exchange Online 中启用或禁用电子邮件消息撤回

在 Exchange Online (Microsoft 365) 中，您可以在租户级别启用或禁用电子邮件撤回功能：

  1. 登录Exchange管理中心；

  2. 转到设置 -> 邮件流；

  3. 找到允许用户撤回收件人阅读的邮件选项；

  4. 默认情况下启用此选项。

您可以使用 PowerShell 为 EOL 组织禁用电子邮件撤回选项。使用以下方式连接到您的租户

Connect-ExchangeOnline

还可以使用证书从 PowerShell 连接到 Azure 租户。

要在您的组织中禁用电子邮件撤回，请运行以下命令：

Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $False

Exchange Online 用户甚至可以召回自 2023 年 2 月以来阅读过的电子邮件。此功能默认启用（默认值为 null，这意味着允许电子邮件召回）。

Get-OrganizationConfig | fl RecallReadMessagesEnabled

您可以使用以下方法更改此行为

Set-OrganizationConfig -RecallReadMessagesEnabled $false

如果您正在寻找一种管理方法来使用 PowerShell 从用户邮箱中批量撤回电子邮件，则可以使用合规性搜索来查找并删除 Exchange 邮箱中的电子邮件项目。

首先创建一个搜索查询：

New-ComplianceSearch -Name "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery '(Subject:"Jan 2024 report (1)")' | Start-ComplianceSearch

等待搜索请求完成：

Get-ComplianceSearch -Identity "2024-30-01: Delete jan 2024 report" | FL name,items,size,jobprogress,status

您现在可以从用户邮箱中删除找到的电子邮件：

New-ComplianceSearchAction -SearchName "2024-30-01: Delete jan 2024 report" -Purge -PurgeType HardDelete

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