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如何在SharePoint Online中创建文档库模板？

简化 SharePoint Online 中文档管理的最强大工具之一是创建自定义文档库模板。通过创建模板，您可以确保整个组织的一致性并节省创建新库的时间。在本文中，我将指导您完成在 SharePoint Online 中创建文档库模板的过程，并在此过程中提供实际示例和最佳实践。

了解文档库模板

在 SharePoint Online 中创建文档库模板之前，我们首先了解什么是文档库模板以及它为何有用。假设您在一家经常为客户开具发票的营销机构工作。通过创建包含客户名称、项目类型和截止日期的自定义列以及提案的自定义内容类型的“发票文档库模板”，您可以确保整个组织中的所有提案库一致且易于管理。

什么是文档库模板？

文档库模板是一个可重用的蓝图，用于创建具有预定义设置、列、视图、格式和内容类型的新文档库。通过使用模板，您可以确保从该模板创建的所有文档库都具有一致的结构和功能。

使用文档库模板的好处

  1. 一致性：模板可确保组织中的所有文档库都遵循相同的结构和命名约定。
  2. 节省时间：从模板创建新文档库比每次从头开始设置要快得多。
  3. 标准化：模板允许您标准化整个组织的文档管理实践。

在 SharePoint Online 中创建文档库模板

现在您已了解文档库模板的基础知识，让我们逐步完成在 SharePoint Online 中创建文档库模板的步骤。

准备模板文档库

第一步是创建一个文档库，作为模板的基础。您可以创建一个新的文档库或选择任何现有的文档库。创建后，自定义文档库以包含要包含在模板中的列、内容类型和设置。例如：

  • 添加自定义列以捕获特定于您的组织需求的元数据。
  • 创建自定义内容类型来定义将存储在库中的文档类型。
  • 配置版本控制设置以跟踪文档随时间的更改。

将文档库另存为模板

根据您的喜好自定义文档库后，就可以将其另存为模板了。为此，请执行下面的 PowerShell 脚本。确保根据您的环境设置参数。


#Parameters
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$ListURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/purchase/Invoices"
$TemplateName = "Invoice Library"
$TemplateDescription = "Document Library Template for Invoices"
$TemplateThumbnail = "https://crescent.sharepoint.com/SiteAssets/Invoice-library-template.jpeg"

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL

# Get the Template from the Library
$ListTemplate = Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl $ListURL

#Create a site script
$SiteScript = Add-SPOSiteScript -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -Content $ListTemplate 

#Create a Site desing for the site script
Add-SPOListDesign -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -SiteScripts $SiteScript.Id -Thumbnail $TemplateThumbnail -ListIcon Savings -ListColor Blue

您的文档库模板现已创建并可供使用！

PnP PowerShell 创建文档库模板

上面的脚本也可以在 PnP PowerShell 中重写，只需稍加修改。以下是如何使用 PnP PowerShell 创建文档库模板：


$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/purchase"
$ListName = "Invoices"
$TemplateName = "Invoice Library V2"
$TemplateDescription = "Document Library Template for Invoices"
$TemplateThumbnail = "https://crescent.sharepoint.com/SiteAssets/Invoice-library-template.jpeg"

#Connect to Admin Center
Connect-PnPOnline -url $SiteURL -Interactive

# Get the Template from the Library
$ListTemplate = Get-PnPSiteScriptFromList -List $ListName

#Create a site script from the template
$SiteScript = Add-PnPSiteScript -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -Content $ListTemplate 

#Create a List design for the site script
Add-PnPListDesign -Title $TemplateName -Description $TemplateDescription -SiteScript $SiteScript -Thumbnail $TemplateThumbnail

这将在租户级别创建一个文档库模板，您可以从“创建文档库”页面中选择该模板。

使用您的文档库模板

现在您已经创建了文档库模板，让我们探索如何使用它来创建新库。

从您的模板创建新库

要根据您的模板创建新文档库：

  1. 导航到要在其中创建新库的站点。
  2. 单击“新建”按钮并选择“文档库”。
  3. 在“创建新文档库”页面中，单击“模板”下的“来自您的组织”。

  4. 从列表中选择您的自定义模板，然后单击“下一步”。

  5. 为您的新库指定名称和描述，然后单击“创建”。

现在将使用模板中的所有预定义设置、列和内容类型创建新文档库。

删除 SharePoint Online 中的文档库模板

从今天开始，您无法更新现有模板。如果要删除文档库模板，请执行以下操作：

  1. 获取列表模板的ID
  2. 删除关联的站点脚本
  3. 删除站点设计

要获取通过列表设计部署的所有列表模板，请使用：


#Get All List Templates
Get-SPOListDesign

这将为您提供 SharePoint Online 租户中的所有自定义列表模板。记下 ID 和 SiteScriptId。

删除文档库模板的站点脚本：


Remove-SPOSiteScript <Site script ID>

删除文档库模板的站点设计：


Remove-SPOListDesign <List design ID>

您可以在 Microsoft 网站上找到更多信息：https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/lists-custom-template?wt.mc_id=MVP_308367

结论

在 SharePoint Online 中创建文档库模板是简化文档管理并确保整个组织的一致性的有效方法。通过遵循本文中概述的步骤，您将能够顺利创建有效的、可重复使用的模板，从而节省时间并提高工作效率。作为一名 SharePoint 专家，我亲眼目睹了使用文档库模板的好处，我鼓励您立即开始在您的组织中实施它们。

如果您使用的是经典体验，将文档库另存为模板的方法仍然有效。这是我的另一篇文章：如何将文档库保存为 Sharepoint Online 现代网站中的模板？

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