SharePoint Online 管理分步
SharePoint Online 服务是一个基于云的平台，旨在促进协作。您的用户可以与网络内部的用户共享文档、日历、列表、图片、讨论区等，在某些情况下，还可以与网络外部的人员（例如合作伙伴或供应商）共享文档、日历、列表、图片、讨论板等。有了这个平台，即使是小公司也能够拥有自己的企业内部网，而无需在基础设施或员工上花费预算。此外，SharePoint Online 还为开发人员提供了访问 SharePoint 数据的 Web 服务。
本文将帮助您了解有效管理 SharePoint Online 环境所需的关键详细信息。
了解默认站点结构
SharePoint 内容的基本单位是网站集 — 一组具有相似特征、可以作为一个整体进行管理的网站。默认情况下，您的 Office 365 订阅包括两个网站集：
- 默认团队网站集 https://yourtenantname.sharepoint.com，这是一个专为协作而设计的基本 SharePoint 网站。您可以在此网站集中为各个团队、项目、会议等创建其他网站。团队网站为您的团队提供了一个组织内容、数据、报告和新闻并进行协作的场所。在 SharePoint Online 中创建网站与在本地 SharePoint 中创建网站的过程非常相似；主要区别在于，对于 SharePoint Online，您将无法选择 Web 应用程序。
- 默认公共网站集合 https://yourtenantname-public.sharepoint.com，最初设计用于托管您公司面向公众的网站。此功能已被弃用，因此我建议忽略此网站集。
您还可以创建自己的网站集。许多组织选择使用网站集模板，因为与从头开始开发所有内容相比，它们使流程更快、更容易。
除了这两个租户范围的网站集之外，您还可以为租户中拥有 SharePoint Online 许可证的每个用户获得单独的“MySite”网站。 MySite 本质上是 OneDrive for Business 服务的前端；这是每个用户 1 TB 存储空间的地方。该存储空间可以同步到台式机和笔记本电脑，以便一个人的文档始终位于他们使用的任何设备上。我们将在本指南后面详细讨论 OneDrive for Business。
管理 SharePoint Online
要开始使用 SharePoint Online 管理，请访问 https://yourtenantname-admin.sharepoint.com 访问 Office 365 SharePoint 管理中心。管理用户体验设计得简单而有效。登录，然后您将看到如下屏幕：
图 1. SharePoint 管理中心
SharePoint Online 网站内容的类型
SharePoint Online 具有可在网站上创建的已定义内容类型列表。他们包括：
- 页面。顾名思义，页面就是使用 SharePoint 中的编辑器功能在浏览器中编辑的页面。页面主要包含文本，但您可以在其中嵌入图像、链接、列表和 Web 部件（少量代码）。
- 文档库。文档库是一组 Word 和其他文件。您可以创建文件夹以在库中逻辑地构建文档。要修改文件，用户必须将其检出并返回；这可确保在任何给定时间只有一个人编辑文件，并使您能够保留以前的版本，以便您可以查看给定文档的修订历史记录。
- 其他类型的库。有些表单库存储 XML 表单，您的企业可以使用这些表单库通过 Microsoft InfoPath 路由信息；存储图像文件的图片库；和维基页面库，它基本上创建了一种快速编辑文本的方法，并将其保留在网络上以及将该文本链接到其他页面 - 您可能会说，这是一个穷人的可共享文本编辑器。
- 网站。网站基本上是内容的集合，因此您可以在主 SharePoint 网站下创建网站，以收集值得关注的相关材料。会议、博客、文档和团队可能在较大的站点中拥有自己的站点。
- 列表。列表是类似项目的集合，例如链接、公告、联系人或任务。更复杂的列表包括日历、可编辑数据表、讨论板、问题跟踪列表、带有类似甘特图的项目任务列表、调查或导入的电子表格。
除了使您能够管理 SharePoint Online 之外，管理中心还使您能够管理 Office 365 组。
构建 SharePoint Online 的最佳实践
当您首次开始使用 Office 365 时，请务必考虑如何构建 SharePoint 网站。为了简化网站集管理，大多数 SharePoint 专家建议根据用户和创建者所需的权限类型创建网站集。例如，您可能希望为销售和营销、客户支持、研究和开发以及运营建立单独的网站集。在每个网站集中，网站集管理员可能会授予用户随意创建子网站的权限，以便团队可以管理自己的网站，并且 IT 不会成为瓶颈。
了解组和权限
一些最常见的管理任务是授予、修改和删除 Office 365 用户的权限。了解 SharePoint 权限的最简单方法是将它们与 Windows 中的标准 NTFS 权限进行比较 — SharePoint 用户组可以授予他们读取和写入（以及其他一些 SharePoint 特定的）权限。
您可以在每个 SharePoint 网站功能区的“权限”选项卡上查看可授予哪些权限：
图 2. 查看租户中默认 SharePoint 团队网站的权限和组
在此页面，您可以创建一个新群组；授予、编辑或撤销默认组（团队网站成员、团队网站所有者和团队网站访问者）的权限；并检查特定用户或对象的权限。
如果您单击功能区“管理”部分中的权限级别，您可以查看所有可用的权限级别，以及创建或删除权限级别：
图 3. 查看和管理权限级别
如果您想要创建新的用户组，以便可以更精细地为他们分配 SharePoint 权限，最简单的选择是使用常规 Office 365 管理中心。由于整个服务基于 Azure Active Directory，因此您在一个应用程序中创建的组可在其他应用程序中使用，就像您在本地 Active Directory 中创建安全组时所期望的那样。这是创建新组的过程
- 转到管理门户 https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage。
- 在左侧菜单中，将鼠标悬停在多人图标上。从弹出菜单中，单击组。
- 点击+ 添加群组。
- 填写表单以创建新的启用邮件的安全组。此时，不要创建 Office 365 组 - 这是与我们目前的目的无关的不同类型的组。支持邮件的安全组是一组用户，可以在各种站点和服务中为这些用户分配权限，但也可以像 Exchange 通讯组一样通过单个别名进行寻址。
图 4. 创建新组
启用版本控制
SharePoint Online 的一项巧妙功能是该服务对文档版本控制的内置支持。启用版本控制后，SharePoint 将在每次保存文件时创建文件的新版本。这样可以轻松创建审核跟踪、查看最近的活动、查看谁进行了哪些更改并撤回不需要的修订。大多数长期处理文档集的企业都会发现版本控制很有帮助。
您可以对文档库启用版本控制。例如，在团队网站上，单击文档，单击窗口右上角的网站设置轮（黑条内），然后单击库设置。在结果页面的“常规设置”下，单击版本控制设置。你会看到这个页面：
图 5. 文档库的版本控制设置
确保版本控制选项之一（“创建主要版本”或“创建主要和次要（草稿）版本”）已启用，然后单击保存。然后，当您的用户创建、修改文档并将其保存到该库时，他们将能够查看和使用文档历史记录中的不同版本。
我建议不要启用次要版本，因为每个小更改都会生成文件的新版本。虽然 SharePoint 在存储文件方面相对高效，但您很快就会发现您的存储分配被那些对版本控制历史记录没有什么价值的文件耗尽了。除非您有特定需求，否则请保留“创建主要版本”选项。
SharePoint 自动跟踪不同的版本。用户可以从 Web 访问它们，但不能直接从 Microsoft Word 访问它们，因此请指示您的用户在需要查看旧版本时前往团队网站文档库。要查看和编辑不同版本，请单击文档库中文件旁边的...，然后从弹出菜单中选择版本历史记录。你会看到这样的屏幕：
图 6：访问 SharePoint Online 文档库中旧版本的文件
要编辑特定版本，只需单击超链接即可。
使用回收站
当您从 SharePoint 网站删除项目（包括 OneDrive for Business 文件）时，它们会被发送到该网站的回收站，如果需要，您可以从那里还原它们。当您从网站的回收站中删除项目时，它们会被发送到网站集的回收站。 SharePoint 网站集管理员可以查看网站集回收站中的项目并将其还原到其原始位置。如果某个项目从网站集的回收站中删除，或其保留时间已过，则该项目将被永久删除。
要删除网站集，您需要拥有正确的权限。如果该功能不可用，则您无权执行该操作。删除网站时，您还会删除与该网站关联的所有子网站、内容和信息。网站集管理员可以从网站集的回收站中恢复它。
配置共享
SharePoint Online 的最大吸引力之一是能够与组织外部的人员共享内容。通过这样的配置，SharePoint Online 只需单击几下即可获得类似外联网的功能。例如，您可以与组织外部的用户共享文档、文档库甚至整个站点，而不必担心（至少从最终用户的角度来看）联合、身份管理、映射凭据等所有问题。外部用户通常只需要查看和贡献信息（即阅读、添加和更新）；他们不需要对 SharePoint 网站进行结构更改或创建子网站等新元素的权限。请注意，您必须在 Office 365 中具有全局或 SharePoint 管理员角色才能配置外部共享。
但一些公司，尤其是那些具有更严格或敏感的监管和合规性要求的公司，希望完全禁用外部用户访问甚至接收租户中存储的内容的邀请的能力。幸运的是，PowerShell 中的一个命令可以打开和关闭此功能。要完全禁用外部共享，请使用以下命令：
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled要启用外部用户和访客（即未经身份验证的）访问，请使用以下命令：
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing要仅允许经过身份验证的外部用户（无访客）与其共享内容，请使用以下命令：
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly结论
这涵盖了 SharePoint Online 管理的基础知识。如果您准备好了解有关管理 Office 365 及其应用程序的更多信息，请浏览本系列博客文章。他们用简单的术语解释管理，以便您可以创建安全有效的云环境。